2.2 HOJAS DE CALCULO

2.2.1 Definición

Excel es un programa de hojas de cálculo de Microsoft Office system. Permite crear y aplicar formato a libros (un conjunto de hojas de cálculo) para analizar datos y tomar decisiones fundadas sobre aspectos de su negocio. Concretamente, se puede usar para hacer un seguimiento de datos, crear modelos para analizar datos, escribir fórmulas para realizar cálculos con dichos datos, dinamizar los datos de diversas maneras y presentarlos en una variedad de gráficos con aspecto profesional.

En las hojas de cálculo los documentos son llamados libros y se guardan en un archivo. Los libros están formados por hojas, cada hoja está formada por un conjunto de celdas en las cuales se introducirán los datos. Las celdas la podemos agrupar a la hora de trabajar por filas o por columnas. En cada hoja las filas se numeran con números y las columnas con letras.

2.2.2 Creación, edición, impresión y manipulación

Entre los escenarios más comunes de uso de Excel se incluyen:

• Contabilidad: Se pueden usar las eficaces características de cálculo de Excel en muchos informes contables y financieros (por ejemplo: estados de flujo de efectivo, balances de ingresos o estados de resultados).
• Definición de presupuestos: Ya sea para necesidades personales o empresariales, puede crear cualquier tipo de presupuesto en Excel (por ejemplo: planes de presupuesto de marketing, presupuestos de eventos o presupuestos de jubilación).
• Facturación y ventas: Excel también es útil para administrar datos de ventas y facturación, y en éste se pueden crear fácilmente los formularios que se necesiten (por ejemplo: facturas de ventas, albaranes u órdenes de compra).
• Informes: Con Excel, se pueden crear diversos tipos de informes para mostrar resúmenes o análisis de datos (por ejemplo: informes que miden el rendimiento de los proyectos, que muestran la variación entre los resultados reales y los proyectados, o que se pueden usar para pronosticar datos).
• Planeación: Excel es una gran herramienta para crear planes profesionales u organizadores útiles (por ejemplo: planes semanales de clases, planes de estudios de marketing, planes de impuestos para fin de año u organizadores para ayudarlo con la planificación de comidas semanales, fiestas o vacaciones).
• Seguimiento: Se puede usar Excel para hacer el seguimiento de los datos en una planilla de horas o en una lista (por ejemplo: planillas de horas para hacer un seguimiento del trabajo o listas de inventario con las que se hace un seguimiento al inventario).
• Uso de calendarios: Gracias a su área de trabajo con cuadrícula, Excel se presta para crear cualquier tipo de calendario (por ejemplo: calendarios académicos para hacer el seguimiento de las actividades durante el año escolar o calendarios del año fiscal para hacer el seguimiento de eventos empresariales e hitos).

Creación

El siguiente ejercicio le dará instrucciones para practicar cómo se crea una hoja de cálculo. Una hoja de cálculo es un método eficiente y rápido para organizar información y especialmente para realizar cálculos. La hoja de cálculo que vamos a crear es para mantener un control de los gastos mensuales de una casa.

1. Haga clic en la célula A1 y escriba gastos mensualeS.
2. Presione la tecla Enter.
3. En la célula A2 escriba primer cuatrimestre y presione Enter. Se va a dar cuenta de que el texto pasa sobre la otra columna.
4. Para arreglar el tamaño de la columna A ponga el cursor entre las columnas A y B.
5. Cuando el cursor para ajustar el tamaño aparece, haga doble clic para ajustar automáticamente el ancho de la columna o haga clic y deslice manualmente para ajustar el ancho de la columna a su gusto.
6. Haga clic en la célula B3 y escriba gastos y presione la tecla Enter.
7. Escriba los siguientes gastos mensuales y presione Enter después de cada uno: Renta, Gas, Electricidad, Teléfono, y Total.
8. Haga clic en la célula C3 y escriba enero y presione la tecla Tab.
9. Ponga el cursor es la esquina derecha de la parte inferior de la célula C3. Aparece el Cursor para copiar.
10. Haga clic y deslice el cursor para llenar los meses de febrero y marzo en las células D3 y E3.
11. Haga clic en F3 y escriba “Total.”
12. Escriba los valores que aparecen en el gráfico que está en esta página.

Edición:

Edición de una celda

El contenido de cualquier celda se puede modificar cuando se desee situándonos sobre ella con las teclas habituales o con el ratón.

Rangos

Un rango es un grupo de celdas que forman un rectángulo. Por ejemplo, las celdas B2, B3, B4, C2, C3 y C4 forman un rango. Los rangos se nombran poniendo dos puntos entre el nombre de la celda superior izquierda y el de la inferior derecha. Por ejemplo, el rango anterior se llama B2:C4.

Los rangos son en las hojas de cálculo el equivalente de los bloques en los procesadores de texto.

Selecciones

Una operación básica es seleccionar una parte de una hoja de cálculo. Se puede seleccionar una celda, un rango de celdas, una o más filas, una o más columnas y toda la hoja. La selección se puede hacer tanto con ratón como con teclado, y en algunos casos incluso con los menús.

Cuando se tiene seleccionada una parte de la hoja, se ve en vídeo inverso; además, el nombre del rango que formen sus celdas aparece en la barra de fórmulas.

• Una celda

Colocarse en una celda es exactamente lo mismo a seleccionarla.

• Un rango

La manera más natural de seleccionar un rango es arrastrar e1 ratón desde una esquina cualquiera del rango hasta la esquina diagonalmente opuesta.

Para seleccionar un rango con el teclado hay que comenzar por colocarse en una esquina, mantener pulsada la tecla

Mientras se van usando las teclas de navegación hasta llegar a la esquina diagonalmente opuesta y por fin soltar.

• Una fila o una columna

Se pulsa en la etiqueta de la fila o columna correspondiente.

• Varias filas o columnas

Se pulsa en la etiqueta de la primera (o última) fila (o columna) y se arrastra hasta llegar a la etiqueta de la última (o primera) fila (o columna).

Si ya está seleccionada una fila (o columna). Se puede usar la tecla junto con las teclas de navegación para ampliar la selección a varias filas (o columnas).

• Toda la hoja

Hay que pulsar en el rectángulo que hay a 1a izquierda de las etiquetas de columna y sobre las etiquetas de fila.

En el menú Editar se encuentra la opción Seleccionar todo.

Impresión

Puede seleccionar exactamente lo que desee imprimir. Puede seguir estos procedimientos:

Imprimir todas las hojas de cálculo de un libro.

• Haga clic en Imprimir en el menú Archivo.
• En Imprimir, haga clic en Todo el libro. Imprimir una o más hojas de cálculo.
• Haga clic en las hojas de cálculo que desee imprimir y, a continuación, haga clic en Imprimir en el menú Archivo.
• Mantenga presionada la tecla CTRL para seleccionar más de una hoja de cálculo.
• En Imprimir, haga clic en Hojas activas. Imprimir parte de una hoja de cálculo
• Seleccione los datos que desee imprimir y, a continuación, haga clic en Imprimir en el menú Archivo.
• En Imprimir, haga clic en Selección. Si planea imprimir sólo un área específica de una hoja de cálculo con frecuencia, puede definir dicha área como área de impresión. De ese modo, cada vez que imprima la hoja de cálculo, Excel.

Manipulación

Introducir datos:

Para introducir un dato numérico o textual en cada celda, se hace clic en la celda y se escribe.

Introducir fórmulas:

Algunas de las operaciones matemáticas que puede hacer son:

Suma = ..+..

División =.. /..

Elevar al cuadrado =..^2

Elevar a potencia n =..^n

Raíz = raíz (..)

Calcular valor absoluto = abs (..)

Calcular raíz n-esima=... ^(1/n)

Calcular logaritmos =LN(..)

Para introducir una fórmula en una celda, se hace clic en ella, se escribe el signo de igualdad (=) y, a continuación, la fórmula.

La mecánica es similar al procedimiento que utilizamos para resolver problemas de estadística utilizando una calculadora. Es importante  disponer de manera clara y ordenada los cálculos. Esto facilita su posterior uso e incluso la revisión de los procedimientos si se detectan errores.

Como ya se ha indicado, una celda puede contener un número o una fórmula.

Para crear una fórmula empezamos tecleando en una celda, por ejemplo la C1, el símbolo “=”, y la operación que deseamos realizar. Puede ser un simple cálculo matemático: =3+5, y nos da un resultado 8. Pero puede ser una fórmula =A1+B1. Si en la celda A1 hay un 3 y en la B1 un 5, aparecerá el mismo resultado 8, sin embargo ya no es un número, sino una fórmula. Esto tiene dos implicaciones importantes:

1. Si cambian los valores de las celdas A1 y B1, cambia el resultado en C1 obteniendo la suma de los nuevos números.
2. Cuando copiamos la celda C1 a otra celda, no copiamos el valor, sino la fórmula.

En algunas ocasiones nos interesa que  la referencia de una celda no se modifique cuando se copie la fórmula que la contiene. Podemos indicarle en la fórmula que mantenga fijo la fila, la columna o ambas. Para ello deberemos anteponer el símbolo $ antes de la letra (columna), o antes del número (fila) o antes de las dos (fila y columna, es decir celda) de la identificación de la celda.

Este tipo de referencias que se mantienen constantes al copiar la fórmula se denominan referencias absolutas a celdas o celdas absolutas.

Sumar un rango de valores con la auto suma (=suma(..), ó símbolo Σ)

Con ello se puede calcular: Fi, fi, Ni, N, xini, Sxy, rxy, etc que son estadísticos que utilizaremos en los siguientes temas.

Seleccionar:

• Una celda: se hace clic en ella.
• Una fila: se hace clic en el número de cabecera.
• Varias filas seguidas: se hace clic en la primera y se arrastra hasta la última (también se puede hacer al revés).
• Una columna: se hace clic en la letra de la cabecera.
• Varias columnas: se hace clic en la primera y se arrastra hasta la última (también se puede hacer al revés).
• Un rango: se hace clic en la celda  de uno de los vértices y se arrastra hasta la celda      de la esquina opuesta.

Insertar hojas:

Para insertar una hoja nueva, se elige en la barra de menús Insertar /Hoja de cálculo.

Mover hojas:

Para mover una hoja, se selecciona en la parte inferior, en la barra de hojas del libro, y se arrastra al lugar correspondiente.